El acta


DEFINICIÓN:

Una minuta es un registro minucioso de lo tratado u ocurrido en una reunión.

Un acta es un resumen, una reseña escrita fehaciente de todo lo tratado y de los acuerdos tomados en una reunión. El acta se prepara basada en la minuta, para luego ser sometida a aprobación e incorporada al libro de actas de la institución o empresa.

Las actas deben conservarse debidamente clasificadas y por orden de fecha para facilitar el acceso y consulta a ellas.

La tendencia moderna consiste en grabar las reuniones para simplificar la tarea al preparar el acta y una vez concluida esta, se archiva la grabación.

Las empresas o instituciones tienen diferentes normas para la preparación de las actas. Por lo tanto, el formato de las mismas pueden tener ligeras variaciones. Es conveniente que el secretario encargado de su preparación consulte el "MANUAL DE OFICINA" de la empresa, si lo hubiere, o los archivos que contengan copias de actas anteriores. Los libros de actas constituyen documentos legales y los auditores las utilizan para cerciorarse de los diferentes acuerdos tomados con las E o I y ver si estos se cumplieron debidamente.


PARTES DE QUE CONSTA EL ACTA:
  1. Membrete (institución u organización que se reúne)
  2. Identificación y número del documento.
  3. Nombre de la reunión, dependencia que se reúne, fecha en que se celebra la reunión y lugar donde se celebra.
  4. Hora en que se inicia la reunión.
  5. Miembros presentes (en forma encolumnada, cada nombre acompañado del cargo y orden jerárquico).
  6. Miembros ausentes (en forma encolumnada, cada nombre acompañado del cargo, se deja constancia si las ausencias fueron justificadas).
  7. Persona que preside la reunión
  8. Temario u Orden del día, nombre y orden de los temas que se tratan, debe incluirse en el acta.
  9. Asuntos discutidos o descripción de los temas tratados con los nombres de quienes participaron en la discusión.
  10. Mociones aprobadas o los acuerdos o que llegaron los participantes al finalizar la discusión de cada punto del temario especificando: a) Nombre de la persona que presenta la moción; b) Nombre de la persona o personas que la secundan; es posible que las mociones aprobadas vayan integradas a cada punto de "asuntos discutidos".
  11. Hora en que se levanta la sesión.
  12. Firma del secretario o del secretario y del presidente o de todos los participantes si son pocos. Se deben aclarar las firmas seguidas de los cargos y se distribuyen dos en cada renglón
  13. Iniciales de referencia; anexos si los hubiere.

    • Una vez que se ha aprobado el acta, se hará constar en la parte superior del pliego en la siguiente forma: "Aprobada el 16 de octubre de 2017".
    • Cuando el acta utiliza hojas complementarias, estas se identificarán en la parte superior con el nombre de la dependencia, número del acta y número de la hoja.
    • Evitar que en la última hoja figuren únicamente las firmas.

    EJEMPLO:


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