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El informe

Definición: el informe es un documento escrito sobre un tema, con el fin de facilitar datos e ideas a la administración y formular sugerencias y/o recomendaciones referentes a esas ideas. La extensión del informe puede abarcar desde una o dos páginas hasta cientos de ellas.

Importancia: la mala redacción de un informe puede perjudicar a una empresa, tanto como una mala administración, ya que las decisiones importantes se basan en los informes. Cuando estos son defectuosos (incompletos, inexactos, demasiados extensos o influidos por prejuicios) pueden perjudicar a la organización y a la persona que los redactó.

PARTES DE LA REDACCIÓN DE UN INFORME:
  • Investigación: es la base sobre la cual se elabora un buen informe, pues en esta etapa se identifican los hechos, se dejan ver los problemas y las opiniones y se logra un completo entendimiento sobre el asunto que se va a desarrollar. Para la obtención de los datos, el medio utilizado debe ser la observación personal, no la información de terceros. Es importante tomar apuntes al final del día para evitar el olvido de los hechos que interesarán al informe.
  • Planificación: en esta parte del informe, el redactor debe ser metódico, organizado y lógico. El primer paso de la planificación consiste en no omitir nada que sea importante y desechar lo que no lo sea. El segundo paso es la organización de las partes del informe en progresión cronológica: del pasado al presente y al futuro.
  • Introducción: el informe debe tener siempre una introducción en la cual debe constar la declaración del propósito del informe con un resumen del fondo del mismo para que el lector pueda comprenderlo todo, casi a primera vista.
  • Cuerpo: en cada parte o sección, los hechos deben analizarse y explicarse con el fin de que resulten claros para el lector. Al final del cuerpo, el lector debe tener toda la información necesaria, además de percibir todas las variantes disponibles.
  • Conclusiones y Recomendaciones: es importante que el informe establezca, claramente, todas las conclusiones a que llegue el redactor y todas las recomendaciones y/o sugerencias que este pueda expresar. Estas recomendaciones deben ser claras y escritas con sencillez, pues en ellas se establecerá cómo deberá tomarse la acción y quién deberá tomarla.

REDACCIÓN:
Las palabras que se usen deben ser lo más sencillas posible, eliminando expresiones innecesarias. Las oraciones deben ser cortas. Deben seguirse las normas de gramática y puntuación para que el lector entienda el informe.

CONSEJOS PRÁCTICOS PARA REDACTAR UN INFORME:
  • Sea sobrio. La sobriedad que se recomienda no supone sequedad o laconismo.
  • Evite usar abreviaturas.
  • Evite las frases largas
  • Comience los párrafos en el margen izquierdo.
  • Sea objetivo. El informador debe ser fiel a los hechos, no cambiarlos dándoles un matiz despectivo, elogioso, ni que beneficie determinados intereses o puntos de vista; esto no excluye fidelidad a la empresa que le encomendó el trabajo.
  • Destierre todo signo de parcialidad; nada de sentimiento ni de indignación. Mencione el mayor número posible de datos. Los números, términos, porcentajes o citas son factores de máxima importancia.

EN LA REDACCIÓN DEL INFORME EVITE:
  • Falsear, exagerar o deformar los hechos. Equivocar ciertos datos u omitir algún detalle. Confundir los hechos con las opiniones. Incurrir en contradicciones.
  • Desarrollar en forma incompleta algún punto. Disponer secciones en forma desordenada.
  • Repetir la misma palabra.
  • Abusar de tecnicismos innecesarios.
  • La redacción de un informe debe ser impersonal.

DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA:

Siendo el informe una enumeración ordenada de hechos concretos que en algunos casos se refiere a cuestiones controvertidas en las que entran en juego intereses contrapuestos, es necesario, en muchos ocasiones, que vaya acompañado de documentos que completen la información del texto, que le den mayor valor.

Estos documentos, llamados apéndices, han de ir adjuntos al informe y formando parte de él. He aquí los consejos que ofrecemos para la inclusión de estos materiales complementarios.

Numere cada apéndice con números arábigos, para que el que quiera comprobar alguna afirmación del informe, acuda al apéndice de que se trata, con poco esfuerzo.

Haga que en el texto del informe, y entre paréntesis, figure la numeración que coincida con el apéndice.

Como apéndices, también considere los gráficos, cuadros estadísticos, mapas, fotografías, dibujos, planos, vídeos.

EJEMPLO:

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