Cómo ordenar datos en Excel


La sección tres de este curso es realmente sobre gráficos. Más adelante, verá cómo crear una variedad de gráficos y estilos de gráfico con Excel. Microsoft ha mejorado la creación de gráficos desde Excel 2007 en adelante. Si alguna vez ha utilizado versiones anteriores del software, apreciará lo fácil que es producir resultados impresionantes.
 
Primero, sin embargo, abordaremos el tema de cómo ordenar los datos. Los dos temas no están realmente relacionados, pero los datos que entran en nuestros gráficos es una buena oportunidad para aprender sobre este tema importante.

Clasificación de datos en Excel 2007 a 2016

Para empezar, debe crear la hoja de cálculo a continuación. No es necesario utilizar los mismos colores que los nuestros, pero reproducir los datos y los encabezados exactamente como están en este:
 
Los datos a ordenar en Excel 2007


Nuestra hoja de cálculo tiene que ver con las cifras de visualización de los dos principales canales de TV en el Reino Unido. Los datos son un poco antiguos, pero eso no es importante. Mientras tengamos una buena información para ordenar, eso es lo que importa.
 
Las cifras de visualización de ITV se han ordenado, desde la más alta hasta la última. Las cifras de la BBC1 todavía están a la espera de ser ordenados. Veamos cómo hacerlo ahora.
 

Descending Clasificar en Excel 2007 a 2016

Queremos ordenar las cifras de visualización de BBC1 de la misma manera que las cifras de ITV se han ordenado. Pondremos primero el programa más alto y el último el último. Esto se denomina Clasificación descendente. Si lo haces al revés, se le conoce como Ascending Sort.
 
Lo primero que debes hacer es resaltar la información que quieres ordenar. En su hoja de cálculo, resalte las celdas A5 a B14. Lo crucial para recordar cuando se desea ordenar los datos en Excel es incluir el texto, así como los números. Si no lo hace, terminará con una hoja de cálculo donde los números no se relacionan con la información, lo que podría significar un desastre en hojas de cálculo más grandes.
 
Sin embargo, su hoja de cálculo resaltada debe tener el siguiente aspecto:
 
Seleccione los datos a ordenar


Para ordenar las cifras de visualización de su BBC 1, haga lo siguiente:
  • En las fichas de Excel en la parte superior de la pantalla, haga clic en Datos:
El panel de datos en Excel 2007
  • En el panel Clasificar y filtrar , haga clic en Ordenar
  • Aparecerá un cuadro de diálogo:
El cuadro de diálogo Ordenar en Excel


La lista desplegable Ordenar por parece vacía. Haga clic en la flecha hacia abajo para mostrar las columnas seleccionadas:
 
La lista desplegable Ordenar por


Queremos ordenar esto por los valores de la columna Millones. Por lo tanto, seleccione Millions en la lista Ordenar por.
 
Sort On está bien para nosotros - tiene Valores. Pero haga clic para ver las opciones en la lista desplegable:
 
Las opciones de clasificación
 

Los valores son los que usará más. Una vez seleccionada la opción Ordenar por y ordenar , podemos pasar a la Orden.
 
Haga clic en la flecha hacia abajo para ver las opciones de la lista de pedidos:
 
Opciones de Orden de Clasificación


Seleccione el más grande al más pequeño . El cuadro de diálogo Ordenar debe tener el siguiente aspecto:
 
Qué debe ser su cuadro de diálogo Ordenar


Si hace clic en Aceptar, los datos se ordenarán. Pero los botones de nivel en la parte superior pueden ser útiles. Si dos elementos de sus datos tienen los mismos números, puede especificar qué ordenar a continuación. Por ejemplo, si tenemos dos programas que tienen 6,3 millones de espectadores, podríamos especificar que los nombres de los programas sean ordenados alfabéticamente.
 
Para ello, haga clic en el botón Agregar nivel y verá aparecer algunas opciones adicionales. Verá las mismas listas que el cuadro Ordenar por. Si selecciona Columna A y, a continuación, Descendente, Excel hará una clasificación alfabética si dos elementos tienen las mismas cifras de visualización.
 
Opciones de ordenación adicionales en Excel


En la imagen de arriba, hemos añadido una parte "Then By", por si acaso hay un empate. No tienes que hacer esto, ya que no tenemos números que sean iguales. Haga clic en Aceptar para ordenar los datos, sin embargo.
 
Si todo salió bien, los datos clasificados deberían verse así:
 
Los datos clasificados 


Pero eso es todo lo que necesitamos hacer para el tipo. Puede pasar a crear su primer gráfico en Excel. 


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