Formato condicional de Excel

Puede usar algo llamado Formato condicional en sus hojas de cálculo de Excel. El formato condicional le permite cambiar la apariencia de una celda, dependiendo de ciertas condiciones. Lo que haremos es colorear los promedios generales en nuestra hoja de cálculo del examen de estudiante, según la calificación. Aquí está la hoja de cálculo en la que trabajaremos.
 
La hoja de cálculo de calificaciones del estudiante
  • Abra la hoja de cálculo del Examen de estudiante (la completó, ¿no?)
  • Resalte las celdas con Grados generales, que deberían ser celdas B11 a I11
Los promedios generales oscilan entre 44 y 85. Colorearemos cada grado, dependiendo de una escala. Se aplicará un color diferente a los siguientes grados:
  • 50 y menos
  • 51 a 60
  • 61 a 70
  • 71 a 80
  • 81 y superior
Entonces cinco bandas diferentes, y un color para cada una. Para establecer el formato condicional en Excel, haga lo siguiente:
  • Con sus promedios generales resaltados, haga clic en el menú Inicio en la parte superior de Excel
  • en la cinta Inicio, ubique el panel Estilos y el elemento de Formato condicional :
El panel de estilos en Excel 2007

El menú de Formato condicional le ofrece varias opciones. La más fácil es la opción Escalas de color. Seleccione uno de estos y Excel coloreará los fondos de celda para usted:
 
Escalas de color en Excel 2007


Sin embargo, eso no es exactamente lo que estamos buscando. Nos gustaría elegir nuestros propios valores. Por lo tanto, haga clic en Más reglas , en el submenú Escalas de color . Verá el siguiente cuadro de diálogo bastante complejo:
 
Cuadro de diálogo Nueva regla de formato


La que queremos es la segunda opción, formatear solo las celdas que contienen . Esto nos permitirá establecer nuestros valores. Cuando hace clic en esta opción, el cuadro de diálogo cambia a esto:
 
Regla de formato de celdas


La parte que nos interesa es la parte inferior, debajo del encabezado Editar la descripción de la regla . Dice Cell Value y Between , en los cuadros desplegables. Estos son los que queremos. Solo necesitamos escribir un valor para los dos cuadros que están actualmente en blanco en la imagen de arriba. Luego podemos hacer clic en el botón Formato para elegir un color.

 
Entonces escriba 0 en el primer cuadro y 50 en el segundo:
 


Luego haga clic en el botón Formato . Aparecerá otro cuadro de diálogo. Sin embargo, este es solo el formato de celdas. Ya conociste esto antes. Haga clic en la pestaña Relleno y elija un color. Haga clic en Aceptar y debería ver algo como esto en Editar la descripción de la regla:
 


La vista previa muestra el color que elegimos. Así que hemos dicho: " Si el valor de la celda está entre 0 y 50 , colorea la celda de rojo".
 
Haga clic en Aceptar en este cuadro de diálogo para volver a Excel. Debería encontrar que una de las celdas se ha vuelto roja. Para formatear el resto de las celdas, haga clic en Formato condicional en el panel Estilos nuevamente. Desde el menú, haga clic en Administrar reglas :
  


¡Aparecerá otro cuadro de diálogo complejo más! Éste:
 
Reglas de formato condicional


Nuestra primera regla ya está ahí: Cell Value Between. Lo único que estamos haciendo aquí es agregar Nuevas Reglas, similar a la que acabamos de configurar. Haga clic en el botón Nueva regla entonces. Verá exactamente los mismos cuadros de diálogo que utilizó para configurar la primera regla. Establezca un nuevo color para las siguientes puntuaciones: 51 a 60. Elija un color y siga haciendo clic en Aceptar hasta que vuelva al cuadro de diálogo Administrador de reglas. Ahora debería verse más o menos así:
 
Reglas de formato condicional - Nueva regla


Ahora tenemos colores en nuestra gama. Haz el resto de los puntajes, eligiendo un color para cada uno. Los puntajes son estos, recuerde:
  • 50 y menos
  • 51 a 60
  • 61 a 70
  • 71 a 80
  • 81 y superior

Cuando los haya hecho todos, su cuadro de diálogo debe tener cinco colores:
 
Reglas de formato condicional - 5 reglas configuradas


Los colores de arriba son completamente arbitrarios, y no tiene que seleccionar los mismos que hicimos nosotros. El punto es tener un color diferente para cada rango de puntajes. Pero haga clic en Aceptar cuando haya terminado. Sus promedios generales se verán así:
 


Formatear su hoja de cálculo de esta manera le permite ver de un vistazo información relevante. En la hoja de cálculo anterior, es obvio quién falla: ¡solo busca los glóbulos rojos!
 
En la siguiente parte, veremos algunas formas más en que puede usar el formato condicional.


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