Alcance de la toma de nota por parte de la Administración

Cada departamento tiene un alcance de señalar más allá del cual no estarán autorizados a tomar una decisión. En base a eso, los departamentos deberán observar las siguientes instrucciones al tomar nota de los casos:

• Todas las notas deben ser claramente entendidas por todos y redactadas en un lenguaje simple; deben ser concisos y al grano.
• Todas las notas deben estar escritas con un punto de vista objetivo y deben tener razones justificables detrás de ellas, en comparación con tener solo opiniones personales. Todas las observaciones, críticas y comentarios de otros departamentos deben tomarse de manera deportiva con un comportamiento cortés.
• Se supone que el gerente responsable de la tramitación del caso debe revisar todo el 'documento en consideración' y las notas anteriores, de modo que se puedan generar la reproducción necesaria y los informes textuales según las situaciones necesarias.
• A menudo, se hace un resumen (resumen o resumen) de un solo documento cuando el documento original es de gran longitud y complejidad, lo que lo hace prácticamente ineludible y una referencia cómoda. Como tal precisión puede causar los errores de citar ejemplos fuera de contexto, dicha precisión no está preparada sin las instrucciones de un gerente.
• Si la inclusión de cualquier información en la nota puede oscurecer el punto principal en cuestión o hacer que la nota sea innecesariamente larga, se debe colocar en el archivo una declaración o apéndice separado que proporcione la información.
• Cuando hay, en un solo caso, varios puntos u órdenes que pueden tratarse más convenientemente por separado que en una nota continua, cada punto debe anotarse por separado en las Notas del Departamento . El Gerente del Departamento y / o los gerentes superiores registrarán sus pedidos en cada 'Nota del Departamento' por separado y, posteriormente, estas notas se fusionarán para formar las notas en el archivo a los efectos de la emisión de pedidos, etc.
• La secuencia de anotaciones generalmente sigue la misma secuencia que la del número de serie en la correspondencia, y en caso de que haya habido una interrupción en la continuidad de las notas, los documentos deben fusionarse con el archivo principal lo antes posible.
• No se debe escribir ninguna nota en el recibo a menos que sea un asunto de rutina. Si algún Gerente ha hecho algún comentario sobre la PUC, estos comentarios deben hacerse primero en las notas y el departamento puede usarlos como instrucciones.
• Se debe proporcionar suficiente espacio para las firmas y observaciones de los gerentes superiores. Las notas que se deben enviar al Gerente de Departamento o gerentes superiores se deben colocar en la parte inferior de la página. Siempre se debe agregar una hoja en blanco a las notas en caso de que haya demasiado contenido para corregir.
• Siempre que se reciban avisos o solicitudes de los gerentes del Departamento u otros en pequeños trozos de papel, no se transmitirán tal como están. Esto se hace debido a la probabilidad de que se pierdan en tránsito. El primer departamento receptor pegará o recortará el trozo de papel, así recibido, en una hoja blanca del tamaño de una tapa de tonto antes de pasarlo en una cubierta de archivo al gerente o departamento correspondiente para su eliminación.

El departamento en cuestión planteará la solicitud y luego sacará un aviso. Después de eso, enviarán el mensaje y esperarán el recibo. La práctica de escribir notas largas en la sección lateral debe reducirse tanto como sea posible.

La regla 80/20

Una oficina sin una lista de procedimientos debidamente archivada y procesada es una guarida de caos. Tomando prestado de la Regla 80/20 que establece que el 80% de nuestro éxito proviene solo del 20% de nuestras acciones. En palabras simples, es importante centrarse más en el 20% que exige las acciones para deshuesar para el 80% de éxito.
 
Por eso es muy importante planificar, priorizar y comenzar a trabajar en el 20%. En una de las decisiones corporativas más importantes que se hayan tomado, BIM Manufacturing había impedido que todas las comunicaciones importantes fueran de naturaleza oral, e incluso a costa de tener que documentar cada palabra que se habla en papel, lo hicieron para que sus futuros oficiales puedan beneficiarse de la riqueza de la discusión. Hoy en día, todas las demás empresas siguen sus pasos.
La mayoría de las veces, un documento mal diseñado puede propagar una falta de comunicación y discrepancias masivas entre los departamentos de trabajo de una organización. Espero que este tutorial, diseñado para aquellos jóvenes profesionales que han comenzado a trabajar en un departamento ampliamente relacionado con la documentación, como Administración, Cuentas, Recursos Humanos, etc., aprenda a presentar documentos importantes que contienen detalles sensibles.


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