Movimiento rápido de archivos

Los archivos enviados por el Jefe de los Departamentos deben ser entregados a los respectivos Gerentes de Departamento el mismo día. En algunas organizaciones, hay un procedimiento que establece: si un archivo no puede llegar al gerente en cuestión el mismo día, debe comunicarse con él a la mañana siguiente a las 10.00 en punto.

Marcado de prioridad en archivos

La calificación de prioridad de un archivo se puede medir a partir de las marcas, 'ACCIÓN ESTE DÍA' y 'INMEDIATO'. La etiqueta 'ACCIÓN ESTE DÍA' debe usarse solo en casos de urgencia inmediata. Los tiempos de disposición y recepción en tales casos siempre se mencionan en el margen de la última nota. La etiqueta 'INMEDIATO' debe usarse en casos que tienen una prioridad menor que el otro caso marcado en “ACCIÓN ESTE DÍA”, pero que debe hacerse el mismo día.
 
Los gerentes que manejan los archivos deben verificar el contenido y contar la marca de prioridad y ver si es justificable. Si la asignación de prioridad no es justa, puede cambiar la calificación en consecuencia. Ninguno de estos archivos puede enviarse a la residencia del Gerente a menos que una figura autorizada con una autorización mayor que el gerente lo mencione específica y claramente.
 

Será deber del Departamento:

• ver si todos los hechos que están abiertos son correctos o no.
• Señalar cualquier error o representación errónea de los hechos.
• llamar la atención, cuando sea necesario, procedimiento legal o acostumbrado.
• Señale la ley y las normas y dónde se encuentran.
• suministrar otros hechos y cifras relevantes disponibles en la Compañía.
• poner precedentes o documentos que contengan decisiones previas de la política.
• Indique la pregunta o preguntas para su consideración.
• resalte claramente los puntos que requieren decisión.
• sugiera un curso de acción, siempre que sea posible.

Acción del jefe del departamento

El Gerente del Departamento verificará la nota, ya que tienen la autorización para disponer su observación a sus departamentos y departamentos inferiores. Tales casos a menudo estarán relacionados con las siguientes acciones:

• Emisión de órdenes de oficina, órdenes de rutina y circulares de naturaleza efímera.
• En cualquier otro caso, el Jefe de Departamento está autorizado a eliminar de forma independiente.
• Concesión de licencia casual y licencia compensatoria.
• Emisión de recordatorios y agradecimientos.
• Grabación de archivos.

En el próximo capítulo, discutiremos sobre los poderes delegados a los Jefes de Departamento y cómo autenticarlos.


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