Programación y ejecución de una reunión

Las reuniones son una característica estándar en la vida de los vendedores. Las empresas orientadas a las ventas tienen reuniones frecuentes por día; algunas compañías incluso permiten que sus gerentes de equipo convoquen reuniones cada dos horas para seguir motivando a sus compañeros de equipo.

La habilidad más importante necesaria para programar y ejecutar una reunión es que el gerente debe estar actualizado e informado. Debe tener la capacidad de adelantarse a algunas situaciones y estar listo con las soluciones para ellas.

Algunos otros pasos clave que se deben seguir para una reunión efectiva son:

• Aclare sus objetivos: antes de convocar una reunión, asegúrese de darse cuenta de cuál es el propósito de la reunión y cuál es el resultado que espera de ella.
• Mencione la lista de miembros invitados: de antemano, para que los miembros del equipo sepan qué puntos pueden plantearse y puedan prepararse en consecuencia. Esto también les permite saber si van a compartir algunos datos con las otras personas en la reunión.
• Cree un horario adecuado de reunión: para todos, para que todos puedan confirmar su asistencia. Mantenga la reunión a tiempo e intente finalizarla dentro del tiempo asignado. Asegúrese de que todos tengan el mismo tiempo para expresar sus puntos, puntos de vista, opiniones, comentarios, etc.
• La decisión no debe ser desigual: y la decisión final siempre debe tomarse de acuerdo con todos los miembros. Conversa adecuadamente con los demás para obtener el resultado deseado.
• Crear un cronograma de tiempo: ayuda a asignar tiempo a las personas para presentar sus puntos, y también para una lluvia de ideas después de la propuesta. Es importante comenzar y concluir las reuniones a tiempo, pero es aún más crucial escuchar cada voz.
• Restrinja el uso de teléfonos y dispositivos de comunicación: tanto como sea posible en la sala de reuniones. Solicite a los compañeros de equipo que no lleven sus teléfonos a las reuniones y, si lo hacen, manténgalos en modo silencioso.

Los gerentes de ventas también siguen una práctica común de distribuir una hoja común en la sala de reuniones, para que todos sepan qué puntos se discutirán en la reunión. Dichas hojas o agendas se dibujan mucho antes de que se convoque la reunión. Ayuda a mantener la discusión centrada en diferentes puntos.


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